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Convention entre la F3A et Silk Informatique 2005

La présente convention est passée entre :
- d'une part la Fédération des Acteurs de l'Alcoologie et l'Addictologie, dont le siège social est fixé 154, rue Legendre, 75017 Paris, représentée par son président, le Dr Patrick Fouilland,ci-dessous désignée " la F3A", et
- d'autre part la société SILK Informatique ci-dessous désignée " l'éditeur ", éditrice du logiciel 'éo Addictions' réalisé par le Dr Alain Billiard et M. Christian Simon, ci-dessous désignés " les auteurs ".

Préambule

Cette convention s'inscrit dans l'esprit des conventions passées entre la SFTG et l'éditeur en décembre 1997 et 2001 pour la version de base du logiciel éo utilisée en médecine libérale.

La F3A considère que le dossier patient informatisé ou dossier « usager » pour le suivi et la prise en charge en alcoologie et addictologie est essentiel :
- pour assurer l'accompagnement des patients, gérer les données cliniques, sociales et administratives conformément aux réglementations en vigueur

- pour développer une démarche qualité dans les structures d’alcoologie et d’addictologie

- pour développer la recherche en alcoologie et addictologie

- pour faciliter l'échange de données anonymisées valides, de type médical, sociales, etc, en respectant les recommandations de la CNIL

La F3A considère que, pour être à la hauteur de ces enjeux, les outils informatiques doivent être développés en associant étroitement des professionnels de l'informatique médicale et des structures de suivi, formation et de recherche en alcoologie et addictologie, ayant une réflexion poussée sur le dossier patient, sur l'évaluation et l'amélioration de la qualité. Ce développement est un processus illimité dans le temps, les outils informatiques devant nécessairement s'adapter à l'évolution permanente des pratiques et du système de soins. Cette démarche doit permettre d'apporter des propositions et des réponses constructives pour l'implémentation des demandes légales d'informations par les autorités de tutelle et la cohabitation avec la nécessaire pratique quotidienne au service du patient.

- La F3A est à l'origine de plusieurs démarches de réflexion sur le contenu et les fonctionnalités d'un logiciel de gestion de dossiers patients informatisés ou de dossier « usager » pour le suivi et la prise en charge en alcoologie et addictologie.
- L'éditeur partage l'analyse de la F3A sur l'intérêt du développement du logiciel en partenariat avec une structure d'information et de recherche regroupant les acteurs de l'alcoologie et de l'addictologie, et sur la nécessité d'une dynamique collective pour réussir l'informatisation.

- La F3A rappelle que les logiciels sont de puissants outils de structuration et d'orientation de la démarche médicale et que leur développement devrait être maîtrisé par les professionnels dans le cadre d'un partenariat avec les éditeurs.

Décidant de mettre en place une collaboration, la F3A et l'éditeur conviennent ce qui suit.

Objectifs

Les objectifs de la collaboration sont :
- De faire évoluer éo Addictions en tenant compte des recommandations des groupes de travail de la F3A, afin d'en faire un outil toujours plus performant d'amélioration de la qualité des soins et de recherche. L'évolution doit porter sur les fonctionnalités et sur le contenu médicaux social du logiciel ainsi que sur les fonctions de synthèse et statistique
- Faire adopter éo Addictions par le plus grand nombre possible de structures d'alcoologie, d’addictologie, etc, afin de mener des actions d'amélioration de la qualité des soins, d'évaluation et de recherche. Permettre la mise en place de projet de d'étude et de recherche commun. Ces actions seront conduites dans le respect de la réglementation en vigueur et des valeurs définies dans la charte de la F3A.

Participation des structures

Les structures qui souhaitent participer à la collaboration entre la F3A et l'éditeur doivent être des adhérentes de la F3A à jour de leur cotisation, ce que l'éditeur a la possibilité de vérifier auprès de la F3A.

Les structures qui acquièrent leur logiciel dans le cadre de la collaboration entre la F3A et l'éditeur bénéficient d'un tarif préférentiel.

Acquérir le logiciel dans le cadre de la collaboration entre la F3A et l'éditeur vaut acceptation de la présente convention.

Les nouvelles structures qui participent à la collaboration entre la F3A et l'éditeur reçoivent les informations nécessaires sur les études et ateliers en cours. Pour faciliter leur intégration des réunions d'information et de formation sont régulièrement organisées.
Il est souhaitable que toutes les structures qui acquièrent le logiciel dans le cadre de la présente convention prennent part aux groupes de travail, aux formations et aux études menées conjointement par la F3A et l'éditeur.
Afin de bénéficier des différents services et des nouvelles versions mineures du logiciel éo proposés dans le cadre de la convention, les structures doivent être à jour de leur contrat d'assistance éo .

Participation de la F3A

La F3A s'engage à informer les structures que les tarifs préférentiels sont réservés à ses adhérents.
La F3A met en place des groupes de travail sur les différents aspects du développement du logiciel. L'éditeur participe à ces groupes de travail.
La F3A fournit régulièrement à l'éditeur la description sur papier des éléments qu'elle souhaite voir intégrer dans la version à venir du logiciel : liste des éléments cliniques avec leur formule de calcul, composition des bilans cliniques, composition des modèles de suivi, contenu des questionnaires, contenu des requêtes multicritères, etc.
La F3A fournit régulièrement à l'éditeur la description sur papier des modifications fonctionnelles souhaitées.
Tous ces éléments sont intégrés après validation suite à une étude de faisabilité dans la version à venir du logiciel à condition que la F3A en transmettre la description à l'éditeur avant une date butoir déterminée par celui-ci.

Participation de l'éditeur

L'éditeur tient à jour la liste des structures participant à la collaboration.
A la demande de la F3A l'éditeur lui communique la liste à jour des structures participant à la collaboration.
L'éditeur réalise au moins une actualisation du logiciel chaque année en tenant compte des demandes formulées par les groupes de réflexion de la F3A.
L'éditeur propose une offre commerciale spécifique pour l'acquisition du logiciel par les adhérents de la F3A dans le cadre de la convention.
Dès à présent, l'éditeur réalise une version minimum du logiciel éo , permettant aux adhérents de la F3A d'acquérir dans le cadre de la présente convention, un outil à prix réduit pour répondre aux nouvelles obligations de renseignement de la fiche RECAP.
L'éditeur s'engage à mettre à disposition de la F3A une version du logiciel éo Addictions permettant dans le cadre de protocoles d'étude, la synthèse de données statistiques anonymisées provenant de diverses structures adhérant à cette convention et équipés avec le logiciel éo . L'éditeur apportera le conseil nécessaire à la F3A pour la mise en place technique des échanges et les démarches nécessaires auprès de la CNIL.

Structuration de la collaboration et évolution du logiciel

La F3A et l'éditeur se réunissent deux fois par an dans le cadre de la commission Développement du logiciel comprenant l'éditeur et quatre membres de la F3A.

La F3A et l'éditeur établissent annuellement le planning des réunions de la commission Développement, des dates butoir pour transmettre les descriptions des modifications et des ajouts, et des dates approximatives de sortie des versions d'actualisation.

La F3A et l'éditeur organisent ensemble régulièrement des réunions d'information, de réflexion et de formation sur la gestion informatisée dossiers patients informatisés ou de dossier « usager » pour le suivi et la prise en charge en alcoologie et addictologie.

La F3A pourra solliciter l'éditeur pour la réalisation de travaux informatiques. Etablissement gratuit de devis et tarifs "au plus juste" pour les interventions.

Promotion de la collaboration entre la F3A et l'éditeur

L'éditeur obtient la possibilité de déclarer " éo Addictions " premier logiciel parrainé par la F3A.

La F3A et l'éditeur font appel l'un à l'autre lorsque cela est nécessaire dans les études et actions de santé publique dans lesquelles ils sont engagés et qui concernent le dossier patient informatisé ou de dossier « usager » pour le suivi et la prise en charge en alcoologie et addictologie.

La F3A et l'éditeur assurent un suivi conjoint du " press-book " de leur collaboration.

La F3A publie régulièrement dans la presse ou sur son site des informations sur l'avancement des groupes de travail qui permettent de faire évoluer le logiciel.

La F3A et l'éditeur dressent un bilan annuel de leur collaboration. Ce bilan est diffusé auprès des adhérents de la F3A, auprès des utilisateurs du logiciel, et publié sur les sites web des deux partenaires.

La F3A et l'éditeur s'efforcent dans la mesure de leurs moyens de promouvoir leurs travaux dans les congrès, dans la presse et dans les salons d'informatique médicale auxquels ils sont susceptibles de participer.

L'éditeur informe l'ensemble des utilisateurs du logiciel de l'avancée des travaux effectués en collaboration avec la F3A.

Indépendance de l'éditeur

L'éditeur s'engage à rejeter toute proposition de rachat partiel ou total du logiciel " éo Addictions " pendant toute la durée de la présente convention.

La F3A et l'éditeur s'engagent à étudier des modalités de renforcement du partenariat qui consolident la viabilité économique du logiciel.

Récupération des données

Chaque adhérent de la F3A a la possibilité à tout moment de ne plus participer à la collaboration. S'il souhaite cesser d'utiliser le logiciel, il a la possibilité de récupérer ses données dans un format informatique standard (fichiers texte tabulés ou XML).

En cas de cessation d'activité de l'éditeur ou de disparition des auteurs entraînant l'impossibilité d'assurer l'évolution du logiciel " éo Addictions " en accord avec les termes et l'esprit de cette convention, la F3A pourra obtenir auprès du notaire chez qui elles sont déposées (Maître Pouneau, à Angers), les sources du logiciel. La F3A pourra utiliser ces sources au mieux de l'intérêt de ses adhérents, dans le respect des besoins des autres utilisateurs et des prérogatives des ayant droit éventuels.

Durée, reconduction et résiliation de la convention

Cette convention est conclue pour une période de deux ans. A l'issue de cette période, et en l'absence de résiliation, elle sera reconduite automatiquement et indéfiniment pour des périodes de un an. La F3A ou l'éditeur peuvent résilier la convention à la fin de chaque période à condition d'en avertir leur partenaire par lettre recommandée avec accusé de réception trois mois avant la fin de la période en cours.

Fait à Paris en deux exemplaires, le

Pour la F3A Pour SILK Informatique